銀行出身の中小企業診断士である事業再生専門家の視点から、事業再生の状態に陥らないために、「転ばぬ先の杖」として知っておいていただきたいことをお伝えしていきます。今回は、毎月作成される「月次試算表」の活用方法についてお話いたします。

■月次試算表とは

皆様の会社では「月次試算表」を活用されていますか？月次試算表は、貸借対照表と損益計算書を１ヶ月単位で集計したものです。すべての勘定科目を一覧できるため経営管理上でも有効に活用できます。そのため、金融機関からの融資を受ける際にも、決算書のほかに直近の月次試算表を求められることが多くあります。

月次試算表は、企業における最新の経営状態や財政状態の確認、アクションプランの効果や予算との差をチェックする通信簿のようなものと言えます。毎月の数字をチェックすることで、先々の見通しがわかり、悪い兆候があるときには課題を早期発見し、対策を立てることができます。また、季節要因による数字の変動、特殊要因での数字の変動がよくわかり、会社経営の道しるべとなる経営資料であり、経営改善や経営判断の根拠となる重要な資料です。

■月次試算表作成のポイント

会社経営の重要な資料である月次試算表を正確に作成するために、次のポイントを抑える必要があります。①月次棚卸の実施、②月次での減価償却の実施、③年払い経費の月次計上、を行うことが重要です。月次での正確な利益を把握し、現状の会社業績が、試算表を通じて正しくあらわれるよう作成することが重要なポイントです。

■損益計算書のチェックポイント　～売上高、利益の動き～

まず、月次試算表で見るべきところは「きちんと儲かっているか？」ということです。当月の売上高について、①前月と比べた増減、②前年同月と比べた増減、③前年同月累計額と比べた増減、④予算の達成度合いなどをチェックしていきます。店舗別、部門別、商品別などの売上高が区分されているならば、それぞれの増減をチェックし、問題点を確認します。また、当月は利益が出ているのか損失が出ているのか、売上高と同様に差異をチェックしていきます。損失が出ている場合や計画通り利益が出ていない場合には、どこの部門あるいは得意先、商品の売上が不足しているのか、どのような費用が増えているのかなどについて原因を分析します。利益が出ている場合でも、どのような販売促進活動によって売上高が増えたのか、どの費用が削減できたのかの要因分析を行うことが重要です。

■貸借対照表のチェックポイント　～現金・預金の動き～

次に見るべきポイントは、現金・預金の残高と増減です。現金・預金の減少が続いているようであれば、どのような原因で資金が流出しているのか確認します。

手持ちの現金・預金が尽きてしまうと黒字倒産ということにもなりかねません。売掛金や受取手形の増減、買掛金や支払手形の増減、売上債権と買入債務のバランスなどをチェックして資金の動きを確認します。また、在庫の増減についても販売できない不良在庫が増えていないかの注意が必要です。

■まとめ

月次試算表は、活動実績を評価し、目標対比を確認して次の行動を決定する大切な資料です。迅速に動くために、月次の処理は月末締め後、すぐに作成する必要があります。できれば月末締めから１週間以内がベストですが、最低でも月初10日迄に仕上げるのが望ましいです。赤字の状態に陥ってしまう会社では、月次試算表の仕上がりが非常に遅い傾向にあります。例えば、１ヵ月遅れで仕上がってきた資料では、現状の経営実態を把握することができません。経営判断材料として迅速に月次試算表を作成するために、日々の会計処理の体制を整えることが重要です。月次試算表にもとづき経営判断を行うことができると、金融機関に自社の経営状況を適切に伝えることができるようになります。月次試算表は正しい現状認識と次の手を打つヒントを与えてくれる大切な資産です。これを有効利用することで経営をよりよくしていきましょう。